Documentos confidenciales que siempre debe destruir

Las violaciones de datos aumentan cada año en todo el mundo^[1]. Las violaciones de datos aumentan cada año en todo el mundo. Este hecho, junto con la legislación en constante evolución sobre la gestión, el almacenamiento y la protección de datos personales, hace que la protección de la información confidencial sea esencial y representa un desafío constante para las empresas.

Los riesgos pueden ser altos si la información comercial o del cliente se almacena o destruye incorrectamente o simplemente está fuera de control. Mediante la implementación de un proceso interno de gestión de documentos, incluida una práctica de eliminación definida, las empresas pueden ayudar a reducir la creciente amenaza para la seguridad de los datos comerciales, de los clientes y de los empleados. Y un método confiable es la trituración segura, que ayuda a garantizar que los medios que contienen información confidencial se destruyan de forma irreparable.

En este artículo exploramos los diferentes tipos de archivos confidenciales que deben destruirse y la importancia de hacerlo. También abordamos los desafíos en su sector, brindamos orientación sobre los períodos de retención y destacamos la importancia de revisar la legislación nacional/europea.

Tipos de documentos que deben ser destruidos

Las prácticas internacionales, como el Information Commissioner’s Office (ICO) en el Reino Unido, recomiendan la trituración como una forma de destruir documentos en papel de manera segura. Para garantizar que la información confidencial siga siendo confidencial, hay una serie de documentos que deben destruirse de forma segura.

La información financiera, como extractos bancarios, declaraciones de impuestos y extractos de tarjetas de crédito, contienen información financiera confidencial que podría usarse para robo o fraude. Los datos de los clientes, incluidos los datos personales y financieros, también deben destruirse de forma segura para proteger la privacidad de las personas involucradas.

Los archivos de los empleados, incluidas las evaluaciones de desempeño, los registros disciplinarios y los datos salariales, contienen detalles confidenciales que deben protegerse con el objetivo final de proteger la privacidad de los empleados. La propiedad intelectual, como los documentos de investigación y desarrollo, los diseños de investigación para productos y los secretos comerciales, son activos valiosos que deben destruirse para evitar que competidores o personas no autorizadas tengan acceso a ellos.

Ejemplos específicos de la industria

Los diferentes sectores tienen sus propios desafíos cuando se trata de la destrucción de documentos. De ahí que muchas empresas almacenen y procesen documentos tan específicos que solo ellos manejan.

Las instituciones financieras como los bancos y las aseguradoras manejan grandes cantidades de datos financieros. Triturar los registros financieros, las solicitudes de préstamos y los informes crediticios es esencial para prevenir el robo de identidad y mantener la confianza de sus clientes.

Las organizaciones de atención médica procesan registros médicos altamente confidenciales y sensibles, que contienen detalles privados de los pacientes, y cuyo nivel puede variar según el sistema de atención médica de cada país. La destrucción adecuada de registros médicos, documentos de seguros e información de recetas es crucial para cumplir con las regulaciones de salud y protección de datos en muchos países.

Las organizaciones legales manejan una amplia gama de documentos confidenciales, como contratos de clientes, casos judiciales y correspondencia legal. Solo la destrucción segura de estos documentos garantiza la confidencialidad del cliente y evita que datos legales sensibles caigan en malas manos.

Otros sectores, incluidos el comercio, la hostelería, las conferencias y la educación, recopilan, almacenan y procesan datos de los clientes, como el nombre, la dirección y la información de la tarjeta de crédito, la afiliación y los números de identificación. La destrucción de estos datos después del período de retención requerido ayuda a reducir el riesgo de violaciones de datos y acceso no autorizado.

Orientación sobre los períodos de retención

Comprender los períodos de retención apropiados para cada tipo de documento es fundamental para garantizar el cumplimiento y la gestión eficiente de los registros. Retener documentos más allá del período de retención requerido y retrasar su destrucción almacenándolos indefinidamente puede dejar a su organización expuesta a posibles filtraciones e infracciones de datos, así como a multas sustanciales.

Si sigue las pautas de retención y destruye los documentos innecesarios, puede reducir el espacio de almacenamiento, disminuir el riesgo de sanciones financieras y mantener el cumplimiento legal.

Importancia de revisar la legislación

Las normativas y requisitos de protección de datos pueden variar ya que existe legislación nacional, pero también legislación europea sobre este tema.

Para garantizar el cumplimiento, es esencial que las empresas se mantengan al día con la legislación sobre retención y destrucción de documentos. Consultar la legislación relacionada con la protección de datos y la privacidad permite a las organizaciones alinear sus prácticas con la normativa específica que impacta en su funcionamiento. Manteniéndose informadas y conformes, las empresas pueden protegerse a sí mismas y a sus clientes de los riesgos legales y reputacionales.

En una era en la que las empresas permanecen en alerta máxima ante una violación de datos y cuando el acceso no autorizado a datos confidenciales está generalizado, es crucial que las empresas prioricen la protección de datos.

La implementación de prácticas adecuadas de trituración de archivos es un paso esencial para proteger la información confidencial y mantener la confianza del cliente. Al comprender los tipos de documentos que deben destruirse, considerar los desafíos en su industria, seguir las pautas de retención y mantenerse informados sobre la legislación, las organizaciones pueden mejorar sus esfuerzos de protección de datos.

Trabajar con profesionales de destrucción de datos ayudará a garantizar que las empresas se beneficien de una cadena de custodia segura para sus documentos confidenciales, al mismo tiempo que garantiza el cumplimiento de las normas de protección de datos aplicables.

Shred-it se compromete a ayudar a las empresas a proteger sus datos confidenciales mediante la destrucción segura de documentos y discos duros. Nuestros servicios profesionales garantizan que los archivos confidenciales se destruyan sin posibilidad de recuperación, ayudándole a cumplir con los requisitos legales y protegiendo sus datos. Y dado que tenemos presencia en varios países, entendemos sus necesidades locales y de la industria. Contáctenos para obtener más información sobre nuestras soluciones de destrucción y para fortalecer sus prácticas de protección de datos.

^[1] Según Infosecurity Magazine, las filtraciones de datos aumentaron un 70 % en el tercer trimestre de 2022 en comparación con el segundo trimestre: ​​https://www.infosecurity-magazine.com/news/data-breaches-rise-by-70-q3-2022/. El Foro Económico Mundial también indica que el costo de las violaciones de datos en todo el mundo continúa aumentando en un 20 % año tras año. (https://www.weforum.org/agenda/2023/03/data-breaches-are-increasing-at-a-rapid-speed-here-s-what-to-do-about-it/).