¿Trabajando de vacaciones o viajando? Aprenda a proteger los datos confidenciales

En los últimos años, un número importante de trabajadores ha iniciado nuevas formas de trabajar: el trabajo híbrido y a distancia, lo que a menudo lleva a que la frontera entre el trabajo y la vida personal se vuelva más borrosa. Según Adecco, hasta 3,06 millones de personas trabajaron desde casa, al menos ocasionalmente, en el cuarto trimestre del año 2023.

Estas formas de trabajo a distancia suponen un desafío, especialmente la creciente dificultad para separar la vida profesional de la vida personal, incluso durante las vacaciones o el tiempo libre.

Tradicionalmente, el verano es el momento cuando más gente se va de vacaciones y viaja. Muchos trabajadores buscan relajarse, pero muchos necesitan trabajar puntualmente o incluso interrumpir las vacaciones. Por eso es fundamental mantener la seguridad de los datos personales y profesionales, incluso cuando viaja.

Elementos clave para proteger tus datos mientras estás de vacaciones o de viaje

Los administradores de empresas, directivos y empleados desempeñan un papel importante a la hora de mantener un entorno de trabajo seguro antes y durante las vacaciones. Este artículo describe tres áreas clave y mejores prácticas para mantener este entorno seguro.

Correcta organización del espacio de trabajo y de los datos confidenciales.

Antes de emprender su viaje, priorize los datos móviles, la protección del ordenador y otras medidas para asegurar los documentos físicos. Incluso si estásde vacaciones, es importante recordar que los ladrones no se toman descansos. Los datos confidenciales son potencialmente más vulnerables durante este período, ya que la gente tiende a "bajar la guardia". Quienes tomen vacaciones este verano pueden ayudar a mantener seguros sus datos confidenciales haciendo lo siguiente:

• Apague el ordenador y bloquee los dispositivos móviles que no esté utilizando.
• Limpie su mesa y coloque los documentos confidenciales que ya no sean necesarios en consolas cerradas para una destrucción segura. Una Política de Mesa Limpia en el lugar de trabajo es una excelente guía, ya que ayuda a garantizar que los documentos físicos se destruyan y que todos los dispositivos tecnológicos estén protegidos con contraseña cada vez que un empleado abandone el espacio de trabajo. La adopción de una Política de Mesa Limpia ayuda a reducir el desorden, mejora la seguridad y la confidencialidad de la información y ayuda a que un espacio de trabajo organizado sea una práctica estándar en toda la empresa.
• Los administradores y gerentes de empresas pueden ayudar a garantizar que los empleados de la oficina conozcan las mejores prácticas de seguridad de la información publicando o difundiendo carteles e información sobre la seguridad de los documentos.

Mantenga los documentos de trabajo seguros y protegidos

Llevar trabajo a cualquier lugar se ha convertido en una práctica común: casi el 70% de las personas trabajan durante las vacaciones. Un estudio de 2023 realizado por Passport Photo Online reveló que el 68% de las personas utilizan sus smartphones para trabajar mientras viajan. Por lo tanto, es crucial tener en cuenta lo siguiente:

• Lleve únicamente los documentos imprescindibles, ya sea en formato físico o digital. Siempre que sea posible, minimice la cantidad de datos confidenciales que lleva consigo cuando viaja.
• Guarde los documentos confidenciales de forma segura en un maletín, en la caja fuerte del hotel o en un lugar seguro dentro de sus pertenencias personales. Nunca los deje solos.
• Desactive Wi-Fi y Bluetooth cuando no estén en uso para minimizar el riesgo de acceso no autorizado.
• Utilice una red privada virtual (VPN) en lugar de redes Wi-Fi públicas, cibercafés o conexiones de hoteles. Esto aumentará la seguridad de los datos.
• Deseche de forma segura los documentos confidenciales que ya no sean necesarios. Descubra si el hotel donde se hospeda ofrece servicios de destrucción de documentos.

Proteger los documentos de viaje

Al viajar a otro destino o país, es necesario llevar todos los documentos esenciales de viaje y de salud (que contienen información privada y en ocasiones datos sensibles), como Documento Nacional de Identidad, tarjetas de crédito, pasaportes y visas. Los datos contenidos en estos documentos son confidenciales, algo que la mayoría de la gente desconoce. Por ejemplo, el código de barras de las tarjetas de embarque contiene detalles sobre su itinerario de viaje y detalles de viajero frecuente. Los pasaportes también son un objetivo importante para el robo: millones de personas en todo el mundo denuncian la pérdida o el robo de un documento cada año. Estas son las principales medidas para proteger sus datos:

• Antes de su viaje, escanee una copia de su pasaporte y envíela por correo electrónico.
• Esté alerta a las estafas a turistas o viajeros. Un plan común consiste en robar un pasaporte directamente en la recepción del hotel mientras un viajero distraído se registra.
• Proteja su pasaporte guardándolo en la caja fuerte de su hotel o manteniéndolo oculto.
• Nunca abandone los documentos de viaje, como tarjetas de embarque, documentos de alquiler de automóviles y boletos de avión.
• Elimine documentos que contengan datos confidenciales sólo si puede confirmar que se destruirán de forma segura. Si es necesario, llévese los documentos a casa y guárdelos en un lugar seguro hasta que puedan ser destruidos de esta forma.

Para obtener más información sobre las mejores prácticas de protección de datos físicos, la capacitación de los empleados y cómo los servicios de destrucción de documentos pueden ayudarlo a proteger documentos confidenciales de trabajo y viajes, comuníquese con Shred-it®.